Cuando quieres realizar un evento empresarial, y que además sea exitoso, será imprescindible que tengas en cuenta dos palabras mágicas, la organización y la planificación, porque juegan un papel vital.
Da igual que el evento sea un congreso de repercusión internacional o una reunión con clientes potenciales del sector, tengas un año entero para organizarlo o sólo una semana, el éxito del evento estará en los pequeños detalles que hayas tenido en cuenta para que salga todo bien y sea una experiencia inolvidable.
Muchas veces se comete el error de pensar que cuanto mayor presupuesto mejor será el evento, pero la realidad es que tiene mayor importancia las dos palabras mágicas, porque con poco presupuesto y una correcta planificación/organización tendrás el éxito asegurado.
Sin embargo, por mucho dinero que inviertas para celebrar el evento, si no haces una buena planificación y organización nunca conseguirás hacer un evento que sea relevante.
1 Propósito del Evento
Antes que nada, es muy importante tener una idea clara sobre el propósito del evento, es decir, debes saber qué quieres conseguir con la celebración del evento.
Por ejemplo, si el evento solamente trata de crear conciencia entre la gente para tu nuevo producto o simplemente es un reunión informal de negocios o una conversación informal con los clientes potenciales.
Además de conocer la finalidad del evento, también es de vital importancia tener una idea acerca de tu público objetivo, ya que ésto dependerá mucho para organizar los contenidos del evento.
Si en esta primera etapa tienes alguna duda o no sabes responder a estos dos conceptos, entonces probablemente deberías plantearte si necesitas realmente organizar un evento para promocionar tu negocio, ya que es fundamental garantizar su viabilidad para evitar un mal resultado.
Recuerda que tener una idea clara sobre el propósito de la actividad así como el público objetivo, te ayudará a mantenerte enfocado en las metas específicas e incluso para evitar que el alcance del evento se difumine por el camino.
Estas metas deberían tener algunas características que serán de gran utilidad para realizar la planificación del evento como son: ser específicas, ser medibles, ser consensual, y ser realistas.
2 Hacer una lista de tareas
Si quieres triunfar con el evento corporativo deberás preparar un lista de tareas, porque es realmente importante para la planificación y el organizador del evento.
Por este motivo, es necesario anotar todo lo que nos viene a la mente mientras estamos planificando u organizando el evento, porque es la mejor forma de que no se olvide ningún detalle y el evento sea un éxito rotundo.
La gran ventaja de tener preparada una lista de tareas cuando estás organizando un evento corporativo es que ayuda a realizar un seguimiento de todas las cosas que se hacen así como de las cosas que quedan por hacer, ya que hay numerosos detalles importantes que están involucrados.
Un símil de este ejemplo sería cuando vas al supermercado con la lista de la compra para no olvidarte nada, es decir, una lista con las cosas que necesitas comprar para tu casa como es la comida o cualquier otro producto.
Debes tener en cuenta que la organización de un evento corporativo supone hacer demasiadas gestiones como son:
- Alquilar sala.
- Proveedores de bebidas, refrescos y café
- Catering
- Internet / Wifi
- Iluminación
- Sonido
- Ponentes
- Aparcamiento
- Aforo
- Entradas o Tarjetas de acceso
- Etc
En definitiva, es fundamental hacer una lista de tareas para asegurarte que no te olvidas nada importante durante la planificación del evento corporativo.
3 Establecer el presupuesto
Una de las claves principales para tener éxito con un evento empresarial es ahorrar al máximo los costes de la organización, y para conseguirlo es de vital importancia buscar patrocinadores que colaboren con el acontecimiento.
No hay duda que el presupuesto dependerá en gran medida del tipo de evento o tamaño (número de asistentes) que se está organizando, pero igualmente es necesario abaratar los costes del evento para no perder dinero.
Sin embargo, aunque sea importante reducir los costes de la organización para el evento, debes tener en cuenta que este ahorro no puede afectar a la calidad del evento porque sino la reputación de tu empresa se verá perjudicada.
Cuando hablo de ahorrar los costes siempre me refiero a todas aquellas cosas que puedes conseguir por otras vías como son los patrocinadores mediante su colaboración o personas voluntarias para ayudar en la celebración del evento.
Es cierto que el presupuesto para un evento es un factor bastante importante, pero esto no significa que cuanto mayor presupuesto mejor será el evento, al contrario, en muchas ocasiones puede suponer un gran fracaso debido a una mala organización.
Por tanto, tanto la planificación como el presupuesto del evento deben ir juntos para conseguir que el acontecimiento sea todo un éxito, y más importante todavía, que los asistentes disfruten de una experiencia inolvidable.
4 Marketing
Otro aspecto bastante importante que debes tener en cuenta para conseguir un evento exitoso es promocionarlo a través de las redes sociales, ya que es la única forma de hacer llegar la celebración del acontecimiento a un gran número de personas interesadas.
Seguramente ahora estarás pensando en la red social Facebook para promocionar el evento, debido a que actualmente tiene la escalofriante cifra de 1,5 billones de usuarios, pero tampoco puedes olvidarte de la segunda red social con mayor crecimiento que se llama Instagram, y también la red social de microblogging Twitter.
Como ya sabrás, en la plataforma social Facebook deberás utilizar la herramienta de anuncios Facebook Ads e invertir dinero para aumentar el alcance y así captar más asistentes para el evento.
Sin embargo, en Instagram tienes la gran oportunidad de mostrar las publicaciones a todos los seguidores sin pagar, y en Twitter puedes ganar mayor alcance publicando en las mejores horas y utilizando hashtags tendencias.
Además de utilizar las redes sociales para promocionar el evento y vender más entradas, también es aconsejable realizar concursos, sorteos,y promociones para regalar entradas y así conseguir mayor visibilidad, ya que las personas compartirán la publicación en sus perfiles con los amigos.
También sería ideal que utilizaras la aplicación móvil de streaming Periscope para sortear entradas gratuitas con los seguidores de Twitter, ya que de esta manera conseguirás tener mayor repercusión porque los usuarios pueden compartir la retransmisión en su timeline.
5 Revisar el día del evento
Llegado el día del evento y con los nervios a flor de piel por la tensión, tan solo deberás centrarte en comprobar que todas las cosas planificadas se están ejecutando de acuerdo a la planificación previa que realizaste.
Un error muy frecuente que suelen cometer algunos organizadores de eventos es que cuando llega el día del evento no paran de sudar y correr estresados de un lado hacia otro, así que nunca cometas este grave error porque será el resultado de una mala planificación y organización.
Muchas personas consideran que es normal estar con ese estado de ánimo durante la organización del evento, y nada más lejos de la realidad, lo normal es que el organizador se encargue de delegar el 99% del trabajo para que pueda supervisar todas las tareas que son necesarias realizar para que el evento salga perfecto.
En definitiva, el organizador tan solo deberá encargarse de hacer tres cosas:
- Revisar que todas las tareas delegadas se están haciendo bien.
- Asegurarse que los clientes y los asistentes están bien atendidos.
- Atender a los invitados VIP.
5 Conclusión
Si deseas realizar un exitoso evento empresarial para tu negocio, será más importante hacer una correcta planificación y organización que disponer de un gran presupuesto.
Y tú, ¿has organizado algún tipo de evento para tu empresa? ¿Añadirías alguna cosa más?
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Un saludo 🙂
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